¿Sabía que es posible cambiar el número de un comprobante?

El cambio de número de comprobantes tiene un funcionamiento muy sencillo y es aplicable a todos los comprobantes de venta, ya sean facturas, notas de crédito, recibos u otros.

En primer lugar, debemos dirigirnos a Ventas/Operaciones/Procesos/Cambio de Nº de Comprobante.

(Click para ampliar; doble click para reducir.)

Una vez allí indicamos: tipo, serie, punto de venta, número DESDE (*) y número HASTA de los comprobantes que queremos modificar (si se quiere modificar un solo comprobante se usará el mismo número tanto en desde como en hasta). Luego, en la parte inferior, debemos especificar: el nuevo punto de venta y número de comprobante; en caso de tratarse de un lote se indica el primer número y se continúa la numeración de allí en adelante.

(*) Tenga en cuenta que el número "Desde" debe ser un comprobante existente.

(Click para ampliar)

Finalmente, presionando el botón "Generar el Cambio" la modificación será efectuada.

Cordialmente.

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Facturación por Lotes (Facturación periódica)

La facturación periódica permite agilizar el proceso de facturación en casos de abonos, cuotas mensuales, etc. El proceso cuenta con dos etapas:

I) Preparación:
En primer lugar, es necesario organizar nuestra facturación en grupos (aquí llamados lotes). Por ejemplo: Mensuales y Bimestrales. Una vez que hemos establecido los criterios de agrupación, ingresamos en la ficha de cada uno de los clientes y, en la solapa “Facturación Periódica”, les asignamos:
- Un lote (no se define previamente, sino que al escribirlo el sistema lo incorpora como lote)
- Un servicio/producto, con un precio, una cantidad y, opcionalmente, un comentario.

(Click para ampliar; doble click para reducir)

II) Una vez que asignamos los lotes a nuestros clientes estamos en condiciones de facturar. Para esto nos dirigimos a Ventas > Operaciones > Facturación x Lotes. Una vez allí es necesario indicar:
Tipo de operación, la información del comprobante inicial, el lote de facturación, el período a emitir, fecha de emisión y vencimiento. En caso de que lo considere necesario, también podrá utilizar los filtros "Cliente", "Agrupación", etc.

(Click para ampliar; doble click para reducir)

Cuando hemos completado todos los campos, presionamos “Analizar” y aparecerán los comprobantes a generar. Finalmente, presionando “Generar comprobantes”, la facturación se concretará.

Esperamos que les resulte de utilidad.

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¿Sabía que el sistema puede imprimir cheques?

El sistema de Gestión Comercial cuenta con una herramienta que permite imprimir varios cheques en una sola impresión. Para comenzar esta tarea, debemos dirigirnos a Finanzas/Operaciones/Impresión de cheques:



Allí aparecerá la pantalla de impresión de cheques:



En primer lugar, indicaremos los datos del banco (banco y tipo de valor), la cantidad de cheques que se imprimirán por hoja y las fechas a mostrar. Presionando la opción "Analizar" aparecerá el listado de los cheques que cumplen las condiciones previamente indicadas. Allí seleccionaremos los cheques que queramos imprimir, sabiendo que al hacer click todos los cheques posteriores al tildado se marcarán.

A su vez, presionando la “N” podemos indicar si es un cheque “No a la orden” y con la letra “C”, si es  “Cruzado” o no. 



Finalmente, al presionar "Imprimir los cheques" todos los cheques tildados se imprimirán.

Cordialmente.

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Envíos por correo electrónico

Ahora es posible configurar el sistema para enviar correos electrónicos de forma directa (sin tener instalado un cliente de correo electrónico, tal como Outlook)

Para empezar, debemos configurar en cada usuario una cuenta determinada de correo electrónico, desde la cual se enviará la información (es posible una cuenta distinta para cada usuario o bien todos pueden usar la misma). Para esto debemos ir a General / Accesos/Usuarios / Registro de Usuarios



Una vez allí, seleccionamos un usuario y configuramos los “Datos para envío de correos electrónicos”, elegimos un nombre para el Remitente, configuramos la dirección de correo electrónico desde el que se mandarán los correos, Servidor SMPT, Puerto y Contraseña del correo electrónico.

ATENCIÓN: Es altamente recomendable presionar en “Probar configuración” hasta ver el tilde que confirma que hemos configurado correctamente todo.

Puede configurar el sistema para que se envíe automáticamente una copia a una determinada dirección ingresándola en el campo C.C.



Las operaciones desde las cuales se pueden enviar e-mails desde el sistema son:

-Cuando se está cargando un comprobante de venta (Pedido, Remito, Factura, etc.)  a un cliente y el comprobante está previamente configurado para que se envíe el correo (esto se hace yendo a General/Tablas de la Empresa/Comprobantes, una vez en comprobantes, se selecciona uno, por ejemplo, Remitos, una vez allí se selecciona en “Envío por correo electrónico” la opción “Sugerir envío”)



- Consulta de Facturas Electrónicas de Venta.



-Resumen de Cuenta en Ventas.



-Pedidos en Compras.



 -Resumen de Cuenta en Compras.

Cómo comprar por caja y vender por unidad

El sistema de gestión comercial Versatile permite comprar productos por caja y venderlos por unidades separadas. A continuación se explicará cómo llevar a cabo este tipo de operaciones:

Para empezar, debemos dirigirnos a la ficha de un producto (Productos/Archivos/Productos) y, una vez allí, a la solapa de "Compra". En "Embalaje" establecemos el número de unidades que hay por caja. En este ejemplo, contamos con cuatro atriles por caja.

Luego, cuando realizamos la compra del producto, si ingresamos la cantidad de cajas en vez de la cantidad de productos individuales, de acuerdo con lo definido en el embalaje el sistema realizará la cuenta del precio unitario. En este caso, al comprar una caja, el costo se multiplicará por las cuatro unidades que contiene.



Por lo tanto, el precio unitario corresponde al de la caja y el importe, al total (cantidad x precio unitario).



Finalmente, en las operaciones de venta del producto, el precio unitario del ítem se informará según lo indicado en la ficha del producto. Es decir que, si bien la compra se realizó por caja, al realizar la venta es posible vender las unidades de modo individual.

Esperamos que les haya resultado de utilidad.


Cordialmente.

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Vueltos

El sistema de gestión comercial Versatile ha incorporado la función de informar el vuelto automáticamente al realizar operaciones de venta de contado. Esto contribuye a agilizar el procedimiento de cobro y reducir la posibilidad de errores.

Los pasos a seguir son:

- Registrar una factura o ticket de venta: Allí debe seleccionarse "Contado" como Forma de Pago y no indicar un Medio de Pago.

- Una vez que se ha registrado toda la información, al presionar el botón "Grabar" se presentará la pantalla de Cobro y vuelto. En "Pago" indicamos el total del pago y el sistema devolverá, de forma automática, el valor del vuelto que debemos darle al cliente.



Si usted desea contar con esta nueva función del sistema, solicítelo a soporte@grupoesi.com 

Cordialmente.

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Ventas: Nuevos Permisos

El sistema incluye nuevos permisos para los usuarios.

Estos se encuentran en General/Usuarios-Accesos/Registro de usuarios.



Una vez allí, yendo a Ventas/Operaciones, se podrán ver los nuevos permisos.



Estos son: Aplicar NCR, Aplicar Recibos, Editar precios al facturar, Editar, Consultar, Borrar y Anular Comprobantes.

Estos nuevos permisos están creados para que algunos usuarios del sistema puedan realizar, por ejemplo, la aplicación de notas de crédito o recibos, pero que su actividad se limite a esto y no a editar, consultar, anular, etc., esos comprobantes.