¿Sabía que es posible cambiar el número de un comprobante?

El cambio de número de comprobantes tiene un funcionamiento muy sencillo y es aplicable a todos los comprobantes de venta, ya sean facturas, notas de crédito, recibos u otros.

En primer lugar, debemos dirigirnos a Ventas/Operaciones/Procesos/Cambio de Nº de Comprobante.

(Click para ampliar; doble click para reducir.)

Una vez allí indicamos: tipo, serie, punto de venta, número DESDE (*) y número HASTA de los comprobantes que queremos modificar (si se quiere modificar un solo comprobante se usará el mismo número tanto en desde como en hasta). Luego, en la parte inferior, debemos especificar: el nuevo punto de venta y número de comprobante; en caso de tratarse de un lote se indica el primer número y se continúa la numeración de allí en adelante.

(*) Tenga en cuenta que el número "Desde" debe ser un comprobante existente.

(Click para ampliar)

Finalmente, presionando el botón "Generar el Cambio" la modificación será efectuada.

Cordialmente.

Soporte
Grupo ESI

Facturación por Lotes (Facturación periódica)

La facturación periódica permite agilizar el proceso de facturación en casos de abonos, cuotas mensuales, etc. El proceso cuenta con dos etapas:

I) Preparación:
En primer lugar, es necesario organizar nuestra facturación en grupos (aquí llamados lotes). Por ejemplo: Mensuales y Bimestrales. Una vez que hemos establecido los criterios de agrupación, ingresamos en la ficha de cada uno de los clientes y, en la solapa “Facturación Periódica”, les asignamos:
- Un lote (no se define previamente, sino que al escribirlo el sistema lo incorpora como lote)
- Un servicio/producto, con un precio, una cantidad y, opcionalmente, un comentario.

(Click para ampliar; doble click para reducir)

II) Una vez que asignamos los lotes a nuestros clientes estamos en condiciones de facturar. Para esto nos dirigimos a Ventas > Operaciones > Facturación x Lotes. Una vez allí es necesario indicar:
Tipo de operación, la información del comprobante inicial, el lote de facturación, el período a emitir, fecha de emisión y vencimiento. En caso de que lo considere necesario, también podrá utilizar los filtros "Cliente", "Agrupación", etc.

(Click para ampliar; doble click para reducir)

Cuando hemos completado todos los campos, presionamos “Analizar” y aparecerán los comprobantes a generar. Finalmente, presionando “Generar comprobantes”, la facturación se concretará.

Esperamos que les resulte de utilidad.

Soporte
Grupo ESI

¿Sabía que el sistema puede imprimir cheques?

El sistema de Gestión Comercial cuenta con una herramienta que permite imprimir varios cheques en una sola impresión. Para comenzar esta tarea, debemos dirigirnos a Finanzas/Operaciones/Impresión de cheques:



Allí aparecerá la pantalla de impresión de cheques:



En primer lugar, indicaremos los datos del banco (banco y tipo de valor), la cantidad de cheques que se imprimirán por hoja y las fechas a mostrar. Presionando la opción "Analizar" aparecerá el listado de los cheques que cumplen las condiciones previamente indicadas. Allí seleccionaremos los cheques que queramos imprimir, sabiendo que al hacer click todos los cheques posteriores al tildado se marcarán.

A su vez, presionando la “N” podemos indicar si es un cheque “No a la orden” y con la letra “C”, si es  “Cruzado” o no. 



Finalmente, al presionar "Imprimir los cheques" todos los cheques tildados se imprimirán.

Cordialmente.

Soporte
Grupo ESI

Envíos por correo electrónico

Ahora es posible configurar el sistema para enviar correos electrónicos de forma directa (sin tener instalado un cliente de correo electrónico, tal como Outlook)

Para empezar, debemos configurar en cada usuario una cuenta determinada de correo electrónico, desde la cual se enviará la información (es posible una cuenta distinta para cada usuario o bien todos pueden usar la misma). Para esto debemos ir a General / Accesos/Usuarios / Registro de Usuarios



Una vez allí, seleccionamos un usuario y configuramos los “Datos para envío de correos electrónicos”, elegimos un nombre para el Remitente, configuramos la dirección de correo electrónico desde el que se mandarán los correos, Servidor SMPT, Puerto y Contraseña del correo electrónico.

ATENCIÓN: Es altamente recomendable presionar en “Probar configuración” hasta ver el tilde que confirma que hemos configurado correctamente todo.

Puede configurar el sistema para que se envíe automáticamente una copia a una determinada dirección ingresándola en el campo C.C.



Las operaciones desde las cuales se pueden enviar e-mails desde el sistema son:

-Cuando se está cargando un comprobante de venta (Pedido, Remito, Factura, etc.)  a un cliente y el comprobante está previamente configurado para que se envíe el correo (esto se hace yendo a General/Tablas de la Empresa/Comprobantes, una vez en comprobantes, se selecciona uno, por ejemplo, Remitos, una vez allí se selecciona en “Envío por correo electrónico” la opción “Sugerir envío”)



- Consulta de Facturas Electrónicas de Venta.



-Resumen de Cuenta en Ventas.



-Pedidos en Compras.



 -Resumen de Cuenta en Compras.

Cómo comprar por caja y vender por unidad

El sistema de gestión comercial Versatile permite comprar productos por caja y venderlos por unidades separadas. A continuación se explicará cómo llevar a cabo este tipo de operaciones:

Para empezar, debemos dirigirnos a la ficha de un producto (Productos/Archivos/Productos) y, una vez allí, a la solapa de "Compra". En "Embalaje" establecemos el número de unidades que hay por caja. En este ejemplo, contamos con cuatro atriles por caja.

Luego, cuando realizamos la compra del producto, si ingresamos la cantidad de cajas en vez de la cantidad de productos individuales, de acuerdo con lo definido en el embalaje el sistema realizará la cuenta del precio unitario. En este caso, al comprar una caja, el costo se multiplicará por las cuatro unidades que contiene.



Por lo tanto, el precio unitario corresponde al de la caja y el importe, al total (cantidad x precio unitario).



Finalmente, en las operaciones de venta del producto, el precio unitario del ítem se informará según lo indicado en la ficha del producto. Es decir que, si bien la compra se realizó por caja, al realizar la venta es posible vender las unidades de modo individual.

Esperamos que les haya resultado de utilidad.


Cordialmente.

Soporte
Grupo ESI

Vueltos

El sistema de gestión comercial Versatile ha incorporado la función de informar el vuelto automáticamente al realizar operaciones de venta de contado. Esto contribuye a agilizar el procedimiento de cobro y reducir la posibilidad de errores.

Los pasos a seguir son:

- Registrar una factura o ticket de venta: Allí debe seleccionarse "Contado" como Forma de Pago y no indicar un Medio de Pago.

- Una vez que se ha registrado toda la información, al presionar el botón "Grabar" se presentará la pantalla de Cobro y vuelto. En "Pago" indicamos el total del pago y el sistema devolverá, de forma automática, el valor del vuelto que debemos darle al cliente.



Si usted desea contar con esta nueva función del sistema, solicítelo a soporte@grupoesi.com 

Cordialmente.

Soporte
Grupo ESI

Ventas: Nuevos Permisos

El sistema incluye nuevos permisos para los usuarios.

Estos se encuentran en General/Usuarios-Accesos/Registro de usuarios.



Una vez allí, yendo a Ventas/Operaciones, se podrán ver los nuevos permisos.



Estos son: Aplicar NCR, Aplicar Recibos, Editar precios al facturar, Editar, Consultar, Borrar y Anular Comprobantes.

Estos nuevos permisos están creados para que algunos usuarios del sistema puedan realizar, por ejemplo, la aplicación de notas de crédito o recibos, pero que su actividad se limite a esto y no a editar, consultar, anular, etc., esos comprobantes.

Mercadería faltante

Para aquellas instalaciones en las que no se implementa el control de stock, ahora el sistema les avisa, al hacer un pedido a un proveedor, qué producto nos falta.

Cuando está abierta la pantalla de facturación



Y cargamos, presionando F10 algún producto de los cuales no tenemos existencias



Al realizar un pedido a un proveedor, si hay faltantes agregados, aparecerá un cuadro que dice “Cargar faltantes”



Se podrá observar en algunos productos un pequeño asterisco, este representa que el proveedor no es el vendedor predeterminado de estos productos, pero que los vende igualmente.

¿Sabía que el sistema lo ayuda a comprar mejor?

Nuestro sistema ahora puede, mientras está cargando una nota de pedido a un proveedor, avisarle que existe otro proveedor que vende ese producto a un precio menor.

Le presenta una alerta en la que se indica el proveedor, el precio y la fecha a la que está actualizado el precio en cuestión.  Puede ver un video que lo explica con detalle aquí.



Para lograr esto es necesario mantener actualizados los precios que nos ofrecen los distintos proveedores. Esto se controla en la ficha de los productos, en Productos/Archivos/Productos.



Una vez allí, seleccionamos un producto determinado y en la solapa “Compra”, usted podrá actualizar o agregar los precios de los distintos proveedores.



Recuerde que usted también puede actualizar los costos desde una planilla de excel que le envíe su proveedor. Si tiene dudas de cómo realizar esta tarea, puede consultar el siguiente video:

http://www.youtube.com/watch?v=m0pxdq9uIxM

Otro recurso con el que cuentan en el sistema para optimizar sus compras, es el informe "Análisis de consumo de stock" (Productos/Informes/Análisis de consumo de stock), el cual, basándose en el consumo registrado en un período determinado, en la existencia actual, en los pedidos pendiendes de entrega a nuestros clientes y en los pedidos por recibir por parte de nuestros proveedores, sugiere una cantidad recomendada de ítems para comprar.

Si usted filtra por proveedor y en algún ítem se presenta que otro proveedor lo vende más barato, el informe se lo mostrará abajo del ítem en cuestión, mostrando qué proveedor es, a cuanto vende el producto y a qué fecha está actualizado el costo.

Modificación de separador decimal - SICORE V8 R10

Debido a los cambios realizados en la aplicación SICORE V8 R10 es preciso modificar el "separador decimal" tal como lo indica la imagen:

¿Cómo actualizar costos de productos?

Para realizar la actualización de costos debemos dirigirnos a Productos > Archivos > Actualización de Costos / Descuentos. Allí se abrirá una pantalla donde indicamos según qué criterios se actualizarán los costos o descuentos. En caso de que quisiéramos, por ejemplo, registrar un aumento del 10% en todos los productos activos de un proveedor indicaríamos lo siguiente:

Esta utilidad también permite realizar modificaciones en los descuentos de productos.

Soporte
Grupo ESI

¿Cómo hacer una copia de seguridad de la base de datos?

Pasos a seguir:

1. Descargar el programa en: http://download.grupoesi.com/download/Utils/GESI_BackupBaseDeDatos.rar

2. Descomprimirlo.

3. Ejecutarlo en el servidor.

4. Completar los datos tal como muestra la imagen, es decir, indicando el nombre del servidor y la ruta de destino para el archivo de backup:






















5. Presionar "Aceptar".

Soporte
Grupo ESI